电子订货系统的涵义



　　电子订货系统（ Electronic ordering system, 缩写 EOS ），是指将批发、零售商场所发生的订货数据输入计算机，即通过计算机通信网络连接的方式将资料传送至总公司、批发商、商品供货商或制造商处。因此，EOS能处理从新商品资料的说明直到会计结算等所有商品交易过程中的作业，可以说EOS涵盖了整个物流。在寸土寸金的情况下，零售业已没有许多空间用于存放货物，在要求供货商及时补足售出商品的数量且不能有缺货的前提下，更必须采用EOS系统。EOS因内涵了许多先进的治理手段，因此在国际上使用非常广泛，并且越来越受到商业界的青睐。


　　电子订货系统采用电子手段完成供给链上从零售商到供给商的产品交易过程，因此，一个EOS系统必须有：


　　1.供给商：商品的制造者或供给者（生产商、批发商）。


　　2.零售商：商品的销售者或需求者。


　　3.网络：用于传输订货信息（订单、发货单、收货单、发票等）。


　　4.计算机系统：用于产生和处理订货信息。



EOS系统的特点

　　EOS的特点：


　　1.商业企业内部计算机网络应用功能完善，能及时产生订货信息。


　　2.POS与EOS高度结合，产生高质量的信息。


　　3.满足零售商和供给商之间的信息传递。


　　4.通过网络传输信息订货。


　　5.信息传递及时、准确。


　　6.EOS是许多零售商和供给商之间的整体运作系统，而不是单个零售店和单个供给商之间的系统。电子订货系统在零售商和供给商之间建立起了一条高速通道，使双方的信息及时得到沟通，使订货过程的周期大大缩短，既保障了商品的及时供给，又加速了资金的周转，实现了零库存战略。



EOS系统的结构和配置

　　电子订货系统的构成内容包括：订货系统、通讯网络系统和接单电脑系统。就门店而言，只要配备了订货终端机和货价卡(或订货簿)，再配上电话和数据机，就可以说是一套完整的电子订货配置。就供给商来说，凡能接收门店通过数据机的订货信息，并可利用终端机设备系统直接作订单处理，打印出出货单和检货单，就可以说已具备电子订货系统的功能。但就整个社会而言，标准的电子订货系统决不是“一对一”的格局，即并非单个的零售店与单个的供给商组成的系统，而是“多对多”的整体运作，即许多零售店和许多供货商组成的大系统的整体运作方式。


　　根据电子订货系统的整体运作程序来划分，大致可以分为以下三种类型：


　　连锁体系内部的网络型，即连锁门店有电子订货配置，连锁总部有接单电脑系统，并用即时、批次或电子信箱等方式传输订货信息。这是“多对一”与“一对多”相结合的初级形式的电子订货系统。


　　供给商对连锁门店的网络型，其具体形式有两种：一种是直接的“多对多”，即众多的不同连锁体系下属的门店对供给商，由供给商直接接单发货至门店；另一种是以各连锁体系内部的配送中心为中介的间接的“多对多”，即连锁门店直接向供给商订货，并告知配送中心有关订货信息，供货商按商品类别向配送中心发货，并由配送中心按门店组配向门店送货，这可以说是中级形式的电子订货系统。


　　众多零售系统共同利用的标准网络型，其特征是利用标准化的传票和社会配套的信息治理系统完成订货作业。其具体形式有两种：一是地区性社会配套的信息治理系统网络，即成立由众多的中小型零售商、批发商构成的区域性社会配套的信息治理系统营运公司和地区性的咨询处理公司，为本地区的零售业服务，支持本地区EOS的运行；二是专业性社会配套信息治理系统网络，即按商品的性质划分专业，从而形成各个不同专业的信息网络。这是高级形式的电子订货系统，必须以统一的商品代码、统一的企业代码、统一的传票和订货的规范标准的建立为前提条件。


　　无论采用何种形式的电子订货系统，皆以门店订货系统的配置为基础。


　　门店订货系统配置包括硬件设备配置与电子订货方式确立两个方面。


　　第一，硬件设备配置。


　　硬件设备一般由三个部分组成：一、电子订货终端机。其功能是将所需订货的商品和条码及数量；以扫描和键入的方式，暂时储存地记忆体中，当订货作业完毕时，再将终端机与后台电脑连接，取出储存在记忆体中的订货资料，存入电脑主机。电子订货终端机与手持式扫描器的外型有些相似，但功能却有很大差异，其主要区别是：电子订货终端机具有存储和运算等电脑基本功能，而扫描器即只有阅读及解码功能。二、数据机。它是传递订货主与接单主电脑信息资料的主要通讯装置，其功能是将电脑内的数据转换成线性脉冲资料，通过专有数据线路，将订货信息从门店传递给商品供方的数据机，供方以此为依据来发送商品。三、其他设备。如个人电脑、价格标签及店内码的印制设备等。


　　第二，确立电子订货方式。


　　EOS的运作除硬件设备外，还必须有记录订货情报的货架卡和订货簿，并确立电子订货方式。常用的电子订货方式有三种：电子订货簿。电子订货簿是记录包括商品代码／名称、供给商代号／名称、进／售价等商品资料的书面表式。利用电子订货簿订货就是由订货者携带订货簿及电子订货终端机直接地现场巡视缺货状况，再由订货簿寻找商品，对条码进行扫描并输入订货数量，然后直接接上数据机，通过电话线传输订货信息。电子订货簿与货架卡并用。货架卡就是装设在货架槽上的一张商品信息记录卡，显示内容包括：中文名称、商品代码、条码、售价、最高订量、最低订量、厂商名称等。利用货架卡订货，不需携带订货簿，而只要手持电子订货终端机，一边巡货一边订货，订货手续完成后再直接接上数据机将订货信息传输出去。低于安全存量订货法。即将每次进货数量输入电脑，销售时电脑会自动将库存扣减，当库存量低于安全存量时，会自动打印货单或直接传输出去。







EOS系统的操作流程

　　(1)在零售店的终端利用条码阅读器获取预备采购的商品条码，并在终端机上输入订货资料，利用电话线通过调制解调器传到批发商的计算机中。


　　(2)批发商开出提货传票，并根据传票开出拣货单，实施拣货，然后根据送货传票进行商品发货。


　　(3)送货传票上的资料便成为零售商店的应付账款资料及批发商的应收账款资料，并接到应收账款的系统中去。


　　(4)零售商对送到的货物进行检验后，就可以陈列出售了。


　　使用EOS时要注重订货业务作业的标准化，这是有效利用EOS系统的前提条件：商品代码的设计，商品代码一般采用国家统一规定的标准，这是应用EOS系统的基础条件；订货商品目录账册的做成和更新，订货商品目录账册的设计和运用是EOS系统成功的重要保证；计算机以及订货信息输入和输出终端设备的添置是应用EOS系统的基础条件；在应用过程中需要制订EOS系统应用手册并协调部门间、企业间的经营活动。EOS的操作流程如下图所示。




　　在商业化、电子化迅速发展的今天，EOS系统越来越显示出它的重要性，同时随着科技的发展和EOS系统的日益普及，EOS系统的标准化和网络化已成为当今EOS系统的发展趋势.