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工作中,什么时候适合写邮件什么时候不适合?

2020-05-26 编辑:网站编辑 有685人参与 发送到手机
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E-mail已经成为很多人的工作沟通方式,在互联网行业被广泛使用着。但一个广泛使用的工具,未必就是一个完美的工具。常用也并不意味着一切都需要通过电子邮件进行交流,甚至,如果是以下几种情况,不要通过电子邮件进行沟通。

1.当情绪激动时

也许我读了一封电子邮件,认为对方的要求不合理。或者只是和别人争论,情绪并没有平静下来。在这个时候写电子邮件会无意识地把情绪带入你的脑海,遣词造句时就容易有不合适的细节。收件人也能从措辞中感受到你的情绪。当情绪紧张时,最好不要做任何决定,直到情绪平静下来。

2.当这个话题需要以多种方式讨论时

使用邮件非常方便,但在很多方面讨论时,邮件的时效性不强。

首先,每个人都不可能及时看到发送的电子邮件。通过邮件沟通10分钟内完成的事情可能需要1个小时的时间。

其次,当甲发送电子邮件时,乙也发送电子邮件,所以甲和乙的回复是两个不同的电子邮件,而不是一个完整的电子邮件链。这样,对其他人来说,不可能通过拉下一封电子邮件来了解整个事件,但是有必要找到几封电子邮件来拼凑细节。

最好的方法是组织一个电话会议或视频会议,列出会议议程,然后在讨论后把会议记录发给每个人。

3.当事情很复杂,需要立即回答时

如上所述,邮件的及时性不如电话通信。如果情况紧急复杂,最好尽快打电话。最好能够面对面交流。

交流结束后,再写一封邮件,复述交流的要点。

4.当话题敏感时,邮件会涉及到自己的立场

有许多敏感话题,从公司政治到处理同事之间的关系。

在这种情况下,我们必须口头沟通,而不是写大量的电子邮件来解释。如果你必须写一封电子邮件,你必须等到你通过口头交流达成一致意见时,且需要确保邮件不会成为他人的把柄。

写作时,注意措辞,只注意事件的结果,不要提及敏感话题。俗话说,生活处处皆学问,邮件沟通,也是如此。